Twoja firma zmienia się, rozwija. Czy czujesz, że czasami tracisz kontrole nad tym, jakie procesy zachodzą w Twojej organizacji.Poświęcasz zbyt dużo czasu na ciągłe szukanie uaktualnionych danych? Czy wiesz jak wiele błędów popełniają Twoi pracownicy?

Wprowadzenie do systemów. Co to jest dobry system zarządzający?

Pracownicy, którzy mają do swojej dyspozycji użyteczne narzędzia do pracy, opracowany system, uporządkowaną bazę danych pracują bardziej wydajnie, popełniają mniej błędów a dzięki temu Twoja organizacja rozwija się szybciej.
Systemy umożliwiają szybszy postęp, przejrzystość procesów i większą spójność.
Termin system oznacza dużo więcej tylko systemy technologiczne, takie jak na przykład oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. W rzeczywistości systemy mogą i powinny odnosić się praktycznie do każdego aspektu Twojej firmy. Po prawidłowym ich zastosowaniu Twoja firma może i będzie się rozwijać.
Jeżeli wyobrazisz sobie, że Twoja firma to jedną wielka biblioteka a procesy zachodzące w niej to książki. O ile łatwiej jest znaleźć książkę, której szukasz w uporządkowanym systemie, gdzie każda pozycja ma swoje miejsce na danym regale i danej półce.
System może być zdefiniowany jako procedura lub proces, który prowadzi nas do uzyskania zamierzonego celu. Kiedy naprawdę usystematyzujesz swój biznes, Twoja firma zaczyna działać jak dobrze zorganizowana i skatalogowana biblioteka.
O ile łatwiej pracowałoby się Tobie i Twoim pracownikom w organizacji gdzie każda „książka” ma swoje miejsce?

Cztery powody, dlaczego powinieneś już dzisiaj zainwestować w system biznesowy.

Oto kilka powodów, dlaczego powinieneś zainwestować w biznesowy system zarządzający:
1. Precyzja i spójność- w trakcie projektowania systemu dla swoje firmy powinieneś się zastanowić i dokładnie przeanalizować jakie procesy zachodzą w Twojej firmie jak one wyglądają teraz a jak chciałbyś, żeby wyglądały. Drugim aspektem, bardzo ważnym dla wydajnej pracy, jest uporządkowana baza danych. Twój system biznesowy powinien być tak zaprojektowany, abyś zawsze i wszędzie miał dostęp do najnowszych, zaktualizowanych danych- bez tych informacji nie możesz świadomie i pewnie podejmować decyzji.
2. Oszczędność czasu i pieniędzy. Ma to dwa wymiary: pierwszy to automatyzacja procesów, drugi-dzięki dopasowanemu systemowi Twoi pracownicy wiedzą dokładnie co mają zrobić i jak. Maja oni dostęp do tych tylko informacji, które są im potrzebna w ich pracy. Oszczędza to czas, pieniądze oraz zapewnia przewagę nad konkurencją.
3. Rozwój. W momencie, kiedy już mamy dopasowany do swoich potrzeb system zarządzający znacznie łatwiej jest rozwijać nasz działalność. Nie tracimy już czasu na czynności, które mogą być zautomatyzowane. Znacznie łatwiej jest, także zatrudnić i wyszkolić nowych pracowników oraz rozwinąć działalność.
4. Uwolnij swój czas i zbuduj wartościowe relacje z klientami. Wdrożenie systemów pozwala Twojej firmie działać bez Ciebie. Dzięki temu możesz poświęcić więcej czasu na dalsze budowanie relacji z istniejącymi klientami oraz zdobywanie nowych. Możesz, poświęcić więcej czasu na to, aby Twoja firma była bardziej atrakcyjna dla potencjalnych nabywców. Wielu właścicieli firm zapomina o tym, iż potencjalni inwestorzy biorą pod uwagę przede wszystkim to ile jest warta Twoja firma bez Ciebie. Jeżeli Twoja firma może działać sprawnie bez ciągłego nadzoru z Twojej strony staje wtedy się atrakcyjniejsza.
Największą zaleta dobrego systemu zarządzającego jest to, że umożliwiają one umieszczanie struktur w celu wykonywania zadań przy mniejszym nakładzie czasu.
Większość przedsiębiorców i właścicieli firm ma negatywny pogląd na systemy zarządzające, ponieważ uważają, że są po pierwsze zajmują dużo czasu na zbudowanie, są kosztowne, trudne do użytkowania, pracownicy nie chcą ich używać.
Chociaż budowanie systemów wymaga czasu i energii, przynoszą one bezpośrednie korzyści. Jeżeli znajdziesz system, do którego jesteś w 100% przekonany to Ty jako właściciel, dyrektor musisz pokazać swoim pracownikom, że są korzyści z jego użytkowania. Przykład zawsze idzie z góry.
Dodatkowa zaleta posiadania systemu zarządzającego jest fakt, że w przypadku, jeżeli zdecydujesz się kiedykolwiek sprzedać swoja firmę Twój nowy inwestor zapłaci za niego dodatkową premię.

Co nas powstrzymuje?

 

 

Wielu przedsiębiorców i właścicieli firm nie inwestuje w systemy biznesowe. Większość z tych przedsiębiorców ma dwie podstawowe wymówki:
1. Budowanie systemów trwa zbyt długo. Budowanie systemu trwa znacznie dłużej niż po prostu wykonanie zadania, które system ma zaprojektować. Jednakże, jeśli zadanie jest często powtarzane lub będziesz potrzebować, aby nowy pracownik wykonał dane zadanie posiadanie systemu będzie bardzo opłacalne.
2. Istnieje zbyt wiele wyjątków od reguły. Na przykład możesz myśleć, że nie możesz zbudować systemu do obsługi linii produkcyjnej, ponieważ jest zbyt wiele możliwych specyfikacji dla zamówień, produktów. Właśnie dlatego potrzebujesz systemów. Proces usystematyzowania firmy zmusza do rozwiązania wielu scenariuszy i wyeliminowania niektórych lub wszystkich wyjątków od reguły, stworzenia szablonów, które mogą być w łatwy osób wykorzystane przez Twoich pracowników.

Jaki system potrzebny jest każdej firmie?

 

 

Czy jest system, który każda firma powinna posiadać? Jest. Jest to system, który jest dopasowany do Twoich potrzeb. To Ty dyktujesz jak ma on wyglądać, a nie system dyktuje Ci jak masz pracować. System, w który zainwestujesz powinien usystematyzować każdy proces w Twojej firmie, który jest często wykonywany. Przewidywalność i spójność działania jest kluczem. Podobnie, każdy proces, który może zwolnić twój czas, powinien być usystematyzowany. Jeśli twoje wysiłki na rzecz usystematyzowania działają, powinieneś zacząć dostrzegać zwiększone obroty i zyski.
Pytanie jest tylko gdzie znaleźć system, który pozwoli nam na osiągnięcie tego wszystkiego? Jest wiele systemów na naszym rynku. My wierzymy, że nasze rozwiązania pozwalają na to wszytko, a nawet więcej. Jeżeli są Państwo zainteresowani naszymi systemami zapraszam nasza na stronę i do kontaktu.

*Zdjęcie Paul Bence strona Unsplash