Arkusze kalkulacyjne! Kto o nich nie słyszał. Wiele firm w Polsce nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania różnymi obszarami swojej działalności.
Nasze doświadczenia tez to potwierdzają. Dlaczego firmy używają arkuszy kalkulacyjnych? Jest wiele powodów, ale głównym jest brak bardziej zaawansowanego systemu. Jest to dość popularny sposób na załatanie 'dziury' i może spełniać swoja role w małych firmach na początku ich działalności.

‘Wypełnianie dziury’…do czego najczęściej używamy Excel?

 

Spotkaliśmy się z firmami, które używały arkuszy kalkulacyjnych do zarządzana wszystkimi obszarami swojej działalności; od zarządzania kontaktami z klientami poprzez zarządzanie linią produkcyjna po zarządzanie magazynem i inwentaryzacją.
Najpopularniejszymi przykładami są:
– Manualne uaktualnianie arkusza w momencie przyjęcia dostawy i w momencie wysyłki
– Zarządzanie inwentaryzacja- stanem materiałów w magazynie, wprowadzenie manualne dat, kiedy należałoby zamówić kolejną dostawę i ile należy zamówić.
– Śledzenie numerów seryjnych
– Zarządzanie projektami i zleceniami, śledzenie ich postępu w trakcie realizacji
– Kreowanie raportów gdzie użytkownicy musieli wprowadzać manualnie dane z istniejących systemów lub z innych arkuszy kalkulacyjnych.

Jakie są główne problemy wynikające z pracy z arkuszami kalkulacyjnymi?

 

Jaki jest główny problem z arkuszami Excel? Proste- większość pracowników nie lubi ich używać. Analitycy danych, którzy na co dzień pracują na kilku arkuszach na pewno się z tym nie zgodzą. Jednakże 90% pracowników, którzy są zmuszeni do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi wiedza, jakie zamieszanie źle uaktualniony lub nieuaktualniony arkusz Excel może spowodować. Co to oznacza dla pracodawcy? Większość waszych pracowników na starcie jest zniechęcona a co za tym idzie stanowczo spada ich wydajność.
Żeby Twoja firma i Twoi pracownicy pracowali efektywne musi być zagwarantowana odpowiednia komunikacja pomiędzy poszczególnymi jej obszarami. Żeby baza danych była użyteczna dane w niej muszą być odpowiednio przedstawione w dostępnej formie. Excel nie jest narzędziem, które pozwoli ci to osiągnąć. Oto klika powodów dlaczego:
– Najważniejsze informacje są ukryte- ponieważ arkusz kalkulacyjny zawiera WSZYSTKIE dane, jest trudno rozróżnić, które informacje są ważne, a które nie. Nie każdy pracownik potrzebuje mieć dostęp do wszystkich informacji, natłok danych nie wpływa pozytywnie na szybkość i efektywność pracy.
– Trudne do analizy- natłok danych może spowodować, że Twoi pracownicy źle zinterpretują dane i podejmą niekorzystne decyzje, nie wykonają swoich zleconych zadań lub pomylą się przy rejestracji zamówień.
– Utrata danych- arkusze kalkulacyjne nie są stworzone do przechowywania danych. Ile razy przytrafiło ci się uaktualniać bazę danych w arkuszach poprzez “wykasowywanie” starych danych? Oczywiście dzięki temu Twoje arkusze Excel nie mają rozmiarów książki telefonicznej, ale co dzieje się z informacjami, które w tym procesie tracisz? Te dane są niezbędne do analizy trendów, porównań okresów sprzedaży.
– Trudne do udostępniania- BEZPIECZEŃSTWO DANYCH- nawet dzięki rozwiązaniom serwerów w chmurze udostępnienia arkuszy pomiędzy kilkoma działami nie jest najł Dlaczego? Ponieważ, dane mogą być przez przypadek zmienione, wykasowane. Udostępniony arkusz jest rzadko najaktualniejsza wersja.
– Brak automatyzacji- jest to ogromny problem. Nawet przy użyciu narzędzi takich jak Google sheets arkusz kalkulacyjny pozostanie tylko arkuszem kalkulacyjnym. Automatyzacja zadań i procesów pozwala zaoszczędzić tak wiele czasu Tobie i Twoim pracownikom, zwiększa efektywność i wydajność
Poleganie na arkuszach kalkulacyjnych w prowadzeniu firmy często prowadzi do kilkukrotnego wprowadzania danych. Jedna mała pomyłka w formule może zupełnie zmienić obraz informacji, na podstawie których Ty i Twoi pracownicy podejmujecie codziennie decyzje. Następnym razem, kiedy Twój arkusz kalkulacyjny zarządzający inwentaryzacja nie zostanie uaktualniony tak jak trzeba czy ważne informacje dotycząc danego zamówienia zostaną przez przypadek zmienione lub wykasowane zastanów się- czy nie czas pożegnać się na dobre z arkuszami Excel. O ile łatwiej, wygodniej, efektywniej pracowałoby się wszystkim z narzędziem, które ma dostosowany obraz informacji dla każdego pracownika, gdzie baza danych jest usystematyzowana i przejrzysta, gdzie każdy użytkownik ma dostosowane pozwolenia do wglądu czy przetwarzania danych informacji; narzędzie, które pozwoli na automatyzacje procesów.
Jedyne pytanie, na które musisz sobie odpowiedzieć jest- na ile jeszcze 'przypadkowych' pomyłek możesz sobie pozwolić?

Jakie jest rozwiązanie?

 

Jest jednak dobra wiadomość, jest rozwiązanie problemu dla efektywnego zarządzania firmą. Podio Citrix- inteligentne systemy biznesowe dostosowane w 100% do potrzeb naszych klientów.
Co nas wyróżnia- proces, w którego trakcie poznajemy naszego klienta, jak działa, jakie ma problemy, co chciałby usprawnić, co chciałby zmienić. Razem pracujemy nad usprawnieniem procesów, zwiększeniem wydajności pracy.
Co to oznacza w praktyce? Nasze systemy mogą połączyć w sobie elementy różnych rodzajów systemów; CRM może być połączony z zarządzaniem linia produkcyjna. W porównaniu do naszych konkurentów my nie mamy tych samych ograniczeń użytkowych. Nasz system nie jest po prostu CRM, ERP, zarządzanie projektami….. Nasz system może być dokładnie tym, czego Ty i Twoja firma potrzebujecie bez zbędnych funkcji. Dzięki Podio procesy mogą być zautomatyzowane- co oznacza, że możesz zaoszczędzić ci nawet do 100 godzin miesięcznie. Jest to bardzo prosty w obsłudze i łatwy w obsłudze. Twoja baza danych jest uporządkowana i dostępna zawsze, i wszędzie. Twoi pracownicy w łatwy sposób mogą się dzielić między sobą informacjami a Ty masz pełna przejrzystość działania swojej firmy.
Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej zapraszamy na naszą stronę.

Pobierz plik PDF

 

Rozumiemy, że nie wszyscy lubią czytać artykuły online dlatego przygotowaliśmy wersję PDF, którą możecie Państwo pobrać. Możecie się także  podzielić tym artykułem ze znajomymi, prosimy tylko o niezmienianie jego treści.

 

*Photo by Helloquence on Unsplash